Leer de basis kennis van Excel

Allereerst bedankt voor het aanschaffen van de formules cursus. Ik hoop dat je aan het einde van de cursus veel hebt geleerd over hoe je kan werken met formules en functies in Excel.

Voordat we gelijk uitgebreid gaan behandelen wat je allemaal met formules en functies in Excel kan doen is het handig om een aantal dingen over Excel te weten. De inhoud van deze les is daarom bedoeld voor mensen die nog weinig ervaring hebben met Excel.

Ook voor mensen die wel eens gewerkt hebben met Excel op een Windows PC maar nog nooit op een MAC kan deze les interessant zijn. Hoewel er veel overeenkomsten zijn, werkt het toch net iets anders.

Excel openen
Open de finder en open het venster met programma’s. Klik hier op Excel om het programma te openen.

Beginnen met Excel
Wanneer je Excel voor het eerst opent, krijg je een venster te zien waar je kunt kiezen om met een leeg werkblad, een recent werkblad of een template te werken. Kies voor nu ”lege werkblad” en klik op ”maken”.

figuur 1

Basisbegrippen in Excel

figuur 2
  • Rijen en kolommen: het werkblad bestaat uit rijen en kolommen. De rijen worden aangegeven aan de verticale kant met nummers en de kolommen aan de horizontale kant met letters. Er wordt naar cellen verwezen door eerst het kolomletter te noemen en daarna het rijnummer.
  • Cellen: ieder hokje die je ziet in het werkblad wordt een cel genoemd. Links bovenaan zie je bijvoorbeeld cel A1.
  • De formule balk: in deze balk kan je zien wat de inhoud van een cel is.
  • Formules: formules worden in Excel gebruikt om berekeningen te maken. Je kunt er voor kiezen om een formule rechtstreeks in een cel te typen of in de formule balk.
  • Functies: functies zijn door Excel vooraf gedefinieerde formules.
  • Het lint: boven het werkblad zie je het lint. In het lint vind je meerdere tabbladen en knoppen die je kunt gebruiken voor diverse handelingen. 

Het lint
Het lint is een erg belangrijk onderdeel in Excel en verdient daarom nadere uitleg. Excel heeft 2 onderdelen waarmee je gaat werken. Het eerste onderdeel is het menu helemaal bovenaan zoals te zien valt in figuur 3.

figuur 3

Via het menu kan je onder andere bestanden opslaan en openen en afbeeldingen toevoegen.

Het andere onderdeel wordt in Excel het lint genoemd (figuur 4).

figuur 4

Het kan zijn dat het bij jou er iets anders uit ziet. De grootte van je beeldscherm bepaald namelijk hoeveel onderdelen je direct kan zien in het lint.

Je kan alle onderdelen altijd gebruiken, alleen naar mate je scherm kleiner wordt zullen knoppen meer in sub-menu’s terecht komen. Maak je Excel venster maar eens kleiner, dan zie je dat het lint veranderd.

Het lint bestaat uit verschillende tabs: start, invoegen, pagina-indeling, formules, gegevens, controleren en beeld.

In deze tabs vind je allerlei functies en opties die je helpen om met Excel te werken. Ieder tabblad is weer onderverdeeld in verschillende groepen.

In de MAC versie van Excel worden deze groepen echter niet automatisch getoond, daarom passen we dat gelijk aan zodat het duidelijker wordt.

  1. Klik in het bovenste menu op Excel > voorkeuren
  2. Klik op bekijken (zie figuur 5)
  3. Klik onderaan bij ”Op het lint weergeven” op groepstitels (zie figuur 6)
  4. Sluit het venster weer af
figuur 5
figuur 6

Sneltoetsen
Sneltoetsen zijn een combinatie van toetsen waarmee je Excel een opdracht geeft. Door gebruik te maken van sneltoetsen kan je tijd besparen. In voorbeelden die gegeven worden in deze cursus zal ik, indien er een sneltoets is, dit altijd op de volgende manier aangeven:

  • Selecteer het gehele werkblad (sneltoets: ⌘ + A)
  • Open een nieuw leeg werkblad (sneltoets: ⌘ + N)
  • Een nieuw blad invoegen (sneltoets: SHIFT + F11)

Je werkmap voor het eerst opslaan
We sluiten deze les af met hoe je een bestand kan opslaan nadat je bezig bent geweest. Je kunt dit op drie manieren doen:

  1. Klik in het lint op onderstaande knop:

    figuur 7
  2. Klik in het menu op ‘’bestand’’ en vervolgens op ‘’opslaan als’’.
  3. Gebruik de sneltoets SHIFT + ⌘ + S

De eerste keer dat je een werkmap opslaat wordt er gevraagd waar je het bestand wilt opslaan en hoe het bestaat moet heten.

Wanneer je een bestand opslaat dat je al eerder hebt opgeslagen, wordt al het werk dat je eraan hebt toegevoegd opgeslagen.

Dit kan je doen via de opslaan knop is het menu (zie figuur 7) of doormiddel van de sneltoets ⌘ + S.

Opslaan als ander formaat
Standaard wordt het bestand opgeslagen als een Excel bestand. Het kan echter voorkomen dat je het bestand wilt exporteren naar bijvoorbeeld een PDF.

Als je op ‘’opslaan als’’ klikt in het menu dan zie je onderin het venster het volgende:

figuur 8

Zoals je ziet staat de bestandsindeling nu nog op (.xlsx). Door op de 2 blauwe pijltjes te klikken (in figuur 8), kan je de bestandindeling wijzigen. Let er wel op dat wanneer je het bestand opslaat in een ander formaat dan Excel er mogelijk bepaalde gegevens en functies verloren gaan omdat deze niet ondersteund worden. Je kan daarom voor de zekerheid het beste het bestand eerst als Excel-werkmap opslaan en daarna als ander bestandsformaat.